Tarkasta huomiota tarvitseva työ päivän alussa tai ennen tiimipalaveria.
Työnkulku
Tarkista avoimet toimet, määräajat ja odottavat päätökset. Avaa asianomainen tallenne tarkastellaksesi sen vastuuhenkilöä ja tilan perustetta.
Tulos
Päivän prioriteetit ja polku jokaisen päätöksen taustalla oleviin tallenteisiin.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Vaatimukset
Kokoa vaatimukset ja päätä, mitkä koskevat organisaatiotasi.
Milloin sitä käytetään
Määritä, mitkä standardin, lain tai asiakasvaatimuksen säännökset koskevat organisaatiotasi.
Työnkulku
Lisää vaatimukset hallussasi olevista lähteistä, määritä niiden laajuus ja vastuut. Yhdistä vaatimukset tarkastuksiin ja näyttöön.
Tulos
Vaatimusluettelo soveltuvuuden kontekstilla. Organisaatiosi toimittaa lisensoidut standardit ja hyväksyy niiden tulkinnan.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Lähdeaineistot
Säilytä jokaisen vaatimuksen lähde, päivämäärä ja laajuus.
Milloin sitä käytetään
Pidä vaatimus yhdistettynä sen ajantasaiseen lähdeasiakirjaan.
Työnkulku
Kirjaa aineisto, versio ja tarkastuspäivä. Yksilöi vaatimusta tukeva kohta ja arvioi, edellyttävätkö lähdemuutokset päivitystä.
Tulos
Tarkastettava peruste jokaiselle vaatimukselle versioineen ja laajuuksineen.
Tarkastukset
Suunnittele, miten vaatimusten täyttyminen tarkistetaan.
Milloin sitä käytetään
Määritä, miten tiimi tarkistaa vaatimuksen täyttymisen.
Työnkulku
Kuvaa hallintakeino, nimeä vastuuhenkilö ja määritä toistuvuus. Kirjaa arviointikriteeri, tarkastustulos ja tukeva näyttö.
Tulos
Tallenne hallintamenetelmästä ja tuloksesta. Puuttuva näyttö pysyy näkyvissä täydennettävänä työnä.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Näyttö
Yhdistä asiakirjat ja tulokset niiden tukemaan työhön.
Milloin sitä käytetään
Anna auditoijalle tai tarkastajalle peruste suoritetun työn arviointiin.
Työnkulku
Lisää asiakirja tai tulos, yksilöi versio ja yhdistä se vaatimukseen, hallintakeinoon tai toimeen. Tarkasta laajuus, ajantasaisuus ja vastuuhenkilö.
Tulos
Näyttö sen tukeman työn kontekstissa ilmoitetulla perusteella.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Riskit
Päätä, mikä voi mennä pieleen ja miten vaikutuksia vähennetään.
Milloin sitä käytetään
Ennen prosessimuutosta, toimittajavalintaa tai tietoturvatarkastusta.
Työnkulku
Kirjaa tapahtuma ja sen seuraukset. Arvioi todennäköisyys ja vaikutus valitulla menetelmällä, nimeä vastuuhenkilö ja käsittelysuunnitelma sekä aseta seuraava tarkastuspäivä.
Tulos
Riskirekisteri arviointiperusteineen, toimineen ja vastuineen. Valtuutettu henkilö päättää riskin hyväksymisestä.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Auditoinnit
Suunnittele tarkastus ja säilytä sen havainnot yhdessä.
Milloin sitä käytetään
Valmistele sisäinen auditointi, asiakasauditointi tai valitun prosessin tarkastus.
Työnkulku
Määritä laajuus, kriteerit ja osallistujat. Kerää näyttö, kirjaa havainnot ja määritä toimet tunnistetuille poikkeamille.
Tulos
Dokumentoitu tarkastus ja havainnot toimien vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen.
Korjaavat toimet
Käsittele syy ja tarkista, että toimi vaikutti.
Milloin sitä käytetään
Poikkeaman, valituksen tai toistuvan ongelman jälkeen.
Työnkulku
Kirjaa ongelma ja rajoita sen vaikutukset. Vahvista syy ja sovi toimi, vastuuhenkilö ja määräaika. Liitä toteutusnäyttö ja arvioi sitten vaikuttavuus sovitulla kriteerillä.
Tulos
Jälki havainnosta sulkemiseen, lisäseurantaan tai uuteen analyysiin. Suoritus ja vaikuttavuus arvioidaan erikseen.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Asiakirjat
Käytä oikeaa versiota ja säilytä muutosten taustalla olevat päätökset.
Milloin sitä käytetään
Kun useampi henkilö työskentelee menettelyn, ohjeen tai auditointiasiakirjan parissa.
Työnkulku
Lisää asiakirja ja kuvaa sen laajuus ja versio. Lähetä muutokset tarkastukseen ja säilytä päätös, jotta tiimi tietää, mitä sisältöä käyttää.
Tulos
Asiakirja versio- ja muutoskontekstilla, joka voidaan yhdistää vaatimuksiin tai näyttöön.
Tiimi ja vastuut
Määritä vastuut ihmisille ja työalueille.
Milloin sitä käytetään
Selkeytä vastuut tiimien ja prosessien vastuuhenkilöiden välillä.
Työnkulku
Kuvaa organisaatio ja henkilömääritykset. Yhdistä työ asianomaiseen tiimiin ja tarkasta määritykset organisaatiomuutosten jälkeen.
Tulos
Selkeä vastuurakenne, joka auttaa ohjaamaan työn oikealle henkilölle.
Toimittajat
Tarkasta toimittajat, niiden asiakirjat ja avoimet toimet.
Milloin sitä käytetään
Ennen toimittajan hyväksyntää ja määräaikaisissa yhteistyön tarkastuksissa.
Työnkulku
Kirjaa toimittaja, palvelulaajuus ja vaaditut asiakirjat. Arvioi riski, tarkasta näytön ajantasaisuus ja määritä toimet puuttuville tiedoille.
Tulos
Toimittajarekisteri asiakirjoineen, arvioineen ja avoimine asioineen. Organisaatiosi päättää etenemisestä.
Koulutus ja kuittaukset
Yhdistä koulutustarpeet suoritusnäyttöön.
Milloin sitä käytetään
Kun vaatimus tai menettelymuutos edellyttää tiimin valmistelua.
Työnkulku
Määritä tarve, osallistujat ja aineisto. Yhdistä koulutus tai kuittaus vaatimukseen ja säilytä suoritusnäyttö; sovi organisaatiosi CrewShift-työnkulku.
Tulos
Koulutustarve yhdistettynä toteutukseen ja näyttöön tiimin valmiuden tarkastamista varten.
Tiimiharjoitukset
Harjoittele tiimin toimintaa ja kirjaa opit.
Milloin sitä käytetään
Ennen hätätilannetta tai toimintavalmiuden tarkastusta.
Työnkulku
Määritä skenaario, roolit ja odotetut päätökset. Toteuta harjoitus, kerää havainnot ja määritä toimet tunnistetuille puutteille; sovi CrewShiftin osallistuminen käyttöönoton laajuudessa.
Tulos
Harjoitustallenne ja opit jatkotoimien vastuuhenkilöineen.
Mittarit
Tarkasta tulokset ja avaa niiden taustalla olevat tallenteet.
Milloin sitä käytetään
Arvioi vaatimustenmukaisuuden tilaa mittareiden ja kehityssuuntien avulla.
Työnkulku
Valitse mittari, ajanjakso ja laajuus. Tarkasta arvo ja sitä tukevat tiedot ja yhdistä sitten poikkeama arvioon tai toimeen.
Tulos
Tulostarkastus, joka näyttää, missä tarvitaan päätöstä tai lisäselvitystä.
Havainnollistava käyttöliittymänäkymä kuvitteellisilla tiedoilla. Avaa kuva nähdäksesi yksityiskohdat.
Johdon katselmukset
Kokoa tulokset, päätökset ja seuraavan jakson toimet.
Milloin sitä käytetään
Johdon määräaikaisessa hallintajärjestelmän katselmuksessa.
Työnkulku
Kerää auditointitulokset, riskit, toimet ja mittarit. Kirjaa päätökset, resurssitarpeet ja seuraavan jakson vastuuhenkilöt.
Tulos
Katselmus päätösperusteineen ja toimineen, jotka voidaan tarkistaa seuraavassa kokouksessa.
Raportit
Valmistele raportti määritellylle laajuudelle ja ajanjaksolle.
Milloin sitä käytetään
Esitä valitun alueen tila johdolle tai auditoijalle.
Työnkulku
Määritä raportin laajuus ja ajanjakso. Tarkasta lähdetiedot, valmistele yhteenveto ja yksilöi puuttuvat tiedot tai arvioinnin rajoitukset.
Tulos
Tiettyyn laajuuteen ja päivämäärään sidottu raportti seuraavan päätöksen tueksi.
Siirrä valmisteltu aineisto nykyisen sovellusnäkymän ulkopuolelle.
Työnkulku
Valitse käytettävissä oleva tiedosto ja tarkasta sen laajuus ja päivämäärä. Lataa se ja tarkista täydellisyys sekä vastaanottajan valtuutus ennen jakamista.
Tulos
Tiedosto jatkotyöhön tai tarkastukseen. Sisältö ja muoto riippuvat valitusta vientityypistä.
Tarkastettavat luonnokset
Tekoäly laatii ehdotuksen. Päätät itse, käytätkö sitä.
Milloin sitä käytetään
Valmistele ehdotettu kuvaus, yhteenveto tai rakenne aineistolle.
Työnkulku
Pyydä luonnos määritellyssä laajuudessa. Tarkasta sisältö, lähteet ja puuttuvat tiedot. Korjaa, hylkää tai hyväksy sitten ehdotus.
Tulos
Ihmisen tarkastama luonnos. Pelkkä tuotettu teksti ei osoita vaatimustenmukaisuutta tai työn valmistumista.
Kalenteri
Näe tulevat tarkastukset, auditoinnit ja tehtävät.
Milloin sitä käytetään
Suunnittele määräaikaiset tarkastukset, auditoinnit ja toimet.
Työnkulku
Tarkasta valitun jakson määräajat. Avaa asiaan liittyvä tallenne, tarkista vastuuhenkilö ja sovi päivämäärämuutoksista riippuvuuksien ilmaantuessa.
Tulos
Yhteinen määräaikanäkymä työn suunnitteluun ja ristiriitojen tunnistamiseen.
Kuittaukset
Tarkista, kuka on kuitannut oikean asiakirjaversion.
Milloin sitä käytetään
Ohjeen, käytännön tai kuittausta vaativan asiakirjan muutoksen jälkeen.
Työnkulku
Yksilöi asiakirjaversio ja asianomaiset henkilöt. Kerää kuittaukset ja tarkasta puutteet seurantaa tai koulutusta varten.
Tulos
Oikeaan versioon sidotut kuittaukset. Kuittaus ei korvaa tietojen tai osaamisen arviointia.
Tietojen suojaus
Järjestä tiedot, niiden käyttötarkoitukset ja säilytyspäivät.
Milloin sitä käytetään
Järjestä tietojen käyttötarkoitukset ja suojauksen vastuut.
Työnkulku
Kuvaa tietolaajuus, tarkoitus, vastuu ja määräajat. Yhdistä tiedot asiakirjoihin ja hallintakeinoihin ja tarkasta ne prosessimuutosten jälkeen.
Tulos
Tietohallinnan tallenteet säilytyksen, pääsyn ja käsittelyperusteiden tarkastukseen.
Tietosuojaoikeuksia koskevat pyynnöt
Seuraa pyyntöä vastaanotosta vahvistettuun vastaukseen.
Milloin sitä käytetään
Käsittele henkilön henkilötietojaan koskeva pyyntö.
Työnkulku
Kirjaa pyyntö, laajuus ja määräaika. Nimeä tapauksen vastuuhenkilö, kerää vastaustiedot ja säilytä päätös sekä käsittelyn näyttö.
Tulos
Pyynnön käsittelyhistoria. Valtuutettu henkilö arvioi henkilöllisyyden, sovellettavat oikeudet ja vastauksen sisällön.
Häiriöt
Kirjaa tapahtuma, määritä vastuut ja seuraa vastetta.
Milloin sitä käytetään
Tietoturvaan tai liiketoiminnan jatkuvuuteen vaikuttavan tapahtuman jälkeen.
Työnkulku
Kirjaa tapahtuma, vaikutukset ja havaintoaika. Määritä vastuut, seuraa vastetta, kerää näyttö ja kirjaa opit sekä jatkotoimet.
Tulos
Häiriö- ja vastehistoria. Organisaatiosi päättää ilmoitusvelvollisuuksista ja jättää ilmoitukset.
Suostumukset
Pidä suostumuksen laajuus ja peruutus tallennettuina.
Milloin sitä käytetään
Kun valittu prosessi perustuu henkilön suostumukseen.
Työnkulku
Kirjaa suostumuksen tarkoitus, laajuus, sanamuoto ja ajankohta. Kirjaa peruutus ja arvioi sen seuraukset jatkokäsittelylle.
Tulos
Suostumusrekisteri laajuuksineen ja muutoksineen. Organisaatiosi arvioi, onko suostumus asianmukainen oikeusperuste.
Vaatimustenmukaisuusohjelmat
Yhdistä vaatimukset ja toimet valitulla alueella.
Milloin sitä käytetään
Toteuta määritellyn vaatimustenmukaisuusalueen käyttöönotto tai tarkastus.
Työnkulku
Määritä ohjelman tavoite, vaatimukset ja vastuuhenkilö. Yhdistä ne toimiin ja näyttöön ja tarkasta edistyminen sovituin väliajoin.
Tulos
Ohjelma, jolla on selkeä laajuus, vastuut ja edistymisen arviointiperuste.
Kyselyt
Kerää organisaation tai toimittajan arvioinnissa tarvittavat vastaukset.
Milloin sitä käytetään
Kerää tietoja itsearviointiin tai toimittaja-arviointiin.
Työnkulku
Määritä kysymykset ja vastaanottajat, kerää sitten vastaukset ja tukeva aineisto. Tarkasta ristiriidat ja muuta puutteet toimiksi tai jatkokysymyksiksi.
Tulos
Arviota tukeva vastausjoukko. Kyselyn ilmoitukset tarvitsevat todentamista, kun ne vaikuttavat päätöksiin.
Odottavat päätökset
Tarkasta sisältö ja näyttö ennen muutoksen hyväksymistä.
Milloin sitä käytetään
Ennen asiakirjamuutoksen, toimen tai arviointituloksen hyväksymistä.
Työnkulku
Avaa odottava päätös. Tarkasta sisältö ja näyttö, kirjaa perustelu ja hyväksy, hylkää tai pyydä lisätietoja.
Tulos
Päätös vastuineen ja perusteluineen, joka voidaan rekonstruoida myöhemmässä tarkastuksessa.
Näytön valmius
Tarkista, mitä puuttuu ennen työn tarkastusta.
Milloin sitä käytetään
Ennen työn lähettämistä tarkastukseen tai näyttöpaketin valmistelua.
Työnkulku
Tarkasta vaadittu aineisto ja täydellisyys. Tunnista puutteet, määritä jatkotoimet ja arvioi valmius uudelleen aineiston saavuttua.
Tulos
Puutelista ja peruste sille, onko aineisto valmis tarkastukseen. Täydellisyys ei vahvista näytön laatua.
Ilmoitukset
Avaa huomiota tarvitsevat kohteet.
Milloin sitä käytetään
Tarkasta uudet asiat ja huomiota vaativat muutokset.
Työnkulku
Tarkista ilmoitukset ja avaa lähdetallenne. Tarkasta määräaika ja odotettu seuraava vaihe ennen toimimista.
Tulos
Polku ilmoituksesta tehtävän tai päätöksen kontekstiin. Ilmoituksen lukeminen ei päätä työtä.
Tekoälyn valvonta
Kirjaa käyttötavat, vastuuhenkilöt ja arviointitulokset.
Milloin sitä käytetään
Ota käyttöön tai tarkasta tekoälyn käyttötapauksia.
Työnkulku
Kuvaa käyttötapaus, tarkoitus ja vastuuhenkilöt. Kirjaa arviointitulokset, rajoitukset ja vaadittu ihmisen valvonta. Aseta sitten tarkastuspäivä.
Tulos
Käyttötapaus- ja arviointirekisteri organisaation päätösten tueksi. Valtuutetut henkilöt säilyttävät vastuun oikeudellisesta luokittelusta ja hyväksymisestä.
Koulutustehtävät
Tarkista koulutuksen tila ja kytketty näyttö.
Milloin sitä käytetään
Kun auditointihavainto edellyttää tiettyä koulutustehtävää.
Työnkulku
Määritä tehtävä, henkilö ja määräaika. Yhdistä tehtävä koulutustarpeeseen ja suoritusnäyttöön ja tarkasta tulos ennen sulkemista.
Tulos
Koulutustehtävän tila vaatimuksen tai toimen kontekstissa ja peruste suorituksen tarkastamiselle.
Onko tiimilläsi asia, jonka sulkeminen on vaikeaa?
Kuvaa se lomakkeella. Selvitämme, kuka tekee työn, missä tulos kirjataan ja mikä hidastaa päätöstä. Näytämme sen jälkeen sopivan Pulsar-esimerkin. Pidä luottamukselliset asiakirjat itselläsi.
