Documents — guide d’utilisation
Utilisez la bonne version et conservez les décisions derrière les changements.
Dernière mise à jour :
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une procédure, instruction ou document d’audit.
Avant de commencer
- Choisissez la bonne organisation dans l’application et vérifiez l’accès à ce domaine. S’il n’est pas disponible, contactez l’administrateur de votre organisation.
- Préparez informations et documents pour le dossier concerné. Identifiez leur périmètre et date et utilisez des versions sources approuvées.
- Convenez de la personne qui réalise le travail et de celle qui examine le résultat. Pour les actions concernant les personnes, confirmez l’accès et le périmètre du processus CrewShift.
Suivre ces étapes
- Ouvrez « Documents » dans la navigation de l’application. Choisissez la fiche ou la période pertinente pour votre travail.
- Ajoutez le document et décrivez son périmètre et sa version.
- Soumettez les changements à revue et conservez la décision pour que l’équipe sache quel contenu utiliser.
- Après vos modifications, enregistrez avec l’action disponible. Rouvrez la fiche et vérifiez périmètre, liens et état. Pour une vue en lecture seule, vérifiez la fiche sous-jacente.
Vérifier le résultat
Un document avec version et contexte de changement, qui peut être relié aux exigences ou aux preuves.
- Comparez la fiche avec le document source ou le constat. N’évaluez pas l’achèvement sur la seule étiquette de statut.
- Vérifiez le responsable, les dates et les éléments nécessaires à l’étape suivante. Attribuez les informations manquantes avant de soumettre la fiche à revue.
Si vous ne pouvez pas achever une étape
- Domaine ou action d’enregistrement manquants : vérifiez organisation, autorisations et périmètre de l’abonnement avec l’administrateur.
- Élément ou lien manquants : vérifiez le document source et la version choisie. Complétez les informations avant de considérer le travail terminé.
- Résultat différent de la source : conservez une description de l’écart et demandez une revue au responsable avant l’approbation.
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