Revisa el trabajo que necesita atención al empezar el día o antes de una reunión de equipo.
Flujo de trabajo
Consulta acciones abiertas, plazos y decisiones pendientes. Abre el registro correspondiente para revisar su responsable y el fundamento de su estado.
Resultado
Prioridades diarias con acceso a los registros que respaldan cada decisión.
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Requisitos
Reúne los requisitos y decide cuáles se aplican a tu organización.
Cuándo utilizarla
Define qué disposiciones de una norma, ley o requisito del cliente se aplican a tu organización.
Flujo de trabajo
Añade requisitos de fuentes que posees, define su ámbito y asigna responsabilidades. Conecta los requisitos con controles y evidencias.
Resultado
Un catálogo de requisitos con contexto de aplicabilidad. Tu organización aporta las normas licenciadas y aprueba su interpretación.
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Materiales de origen
Conserva la fuente, la fecha y el ámbito de cada requisito.
Cuándo utilizarla
Mantén cada requisito conectado con su documento de origen vigente.
Flujo de trabajo
Registra el material, la versión y la fecha de revisión. Identifica el pasaje que respalda el requisito y evalúa si los cambios de la fuente exigen una actualización.
Resultado
Un fundamento revisable para cada requisito, con su versión y ámbito.
Controles
Planifica cómo comprobar que se cumplen los requisitos.
Cuándo utilizarla
Define cómo comprobará el equipo que se ha cumplido un requisito.
Flujo de trabajo
Describe el control, asigna un responsable y fija su frecuencia. Registra un criterio de evaluación, el resultado de la comprobación y las evidencias de respaldo.
Resultado
Un registro del método de control y de su resultado. Las evidencias que faltan siguen siendo visibles como trabajo pendiente.
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Evidencias
Vincula documentos y resultados al trabajo que respaldan.
Cuándo utilizarla
Proporciona al auditor o a quien revisa un fundamento para evaluar el trabajo completado.
Flujo de trabajo
Añade un documento o resultado, identifica su versión y vincúlalo a un requisito, control o acción. Revisa su ámbito, vigencia y persona responsable.
Resultado
Evidencias en el contexto del trabajo que respaldan, con un fundamento declarado.
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Riesgos
Decide qué podría fallar y cómo reducir el impacto.
Cuándo utilizarla
Antes de un cambio de proceso, la selección de un proveedor o una revisión de seguridad.
Flujo de trabajo
Registra el evento y sus consecuencias. Evalúa probabilidad e impacto con el método elegido, asigna responsable y plan de tratamiento y fija la próxima fecha de revisión.
Resultado
Un registro de riesgos con fundamentos de evaluación, acciones y responsables. Una persona autorizada decide si acepta el riesgo.
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Auditorías
Planifica la revisión y conserva sus hallazgos juntos.
Cuándo utilizarla
Prepara una auditoría interna, una auditoría de cliente o la revisión de un proceso seleccionado.
Flujo de trabajo
Define ámbito, criterios y participantes. Reúne evidencias, registra hallazgos y asigna acciones para las desviaciones identificadas.
Resultado
Una revisión documentada y hallazgos con responsables de acciones y plazos.
Acciones correctivas
Aborda la causa y comprueba que la acción ha funcionado.
Cuándo utilizarla
Tras una no conformidad, reclamación o problema recurrente.
Flujo de trabajo
Registra el problema y contiene sus efectos. Verifica la causa y acuerda acción, responsable y plazo. Adjunta evidencias de ejecución y evalúa la eficacia frente a un criterio acordado.
Resultado
Un rastro desde el hallazgo hasta el cierre, la observación adicional o un nuevo análisis. La finalización y la eficacia se evalúan por separado.
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Documentos
Usa la versión correcta y conserva las decisiones que explican los cambios.
Cuándo utilizarla
Cuando varias personas trabajan en un procedimiento, instrucción o documento de auditoría.
Flujo de trabajo
Añade el documento y describe su ámbito y versión. Envía los cambios para revisión y conserva la decisión para que el equipo sepa qué contenido utilizar.
Resultado
Un documento con versión y contexto de cambios que puede vincularse a requisitos o evidencias.
Equipo y responsabilidades
Asigna responsabilidades a las personas y las áreas de trabajo.
Cuándo utilizarla
Aclara responsabilidades entre equipos y responsables de procesos.
Flujo de trabajo
Describe la organización y las asignaciones de personas. Conecta el trabajo con el equipo correspondiente y revisa las asignaciones tras cambios organizativos.
Resultado
Una estructura clara de responsabilidades que ayuda a dirigir el trabajo a la persona adecuada.
Proveedores
Revisa los proveedores, sus documentos y las acciones abiertas.
Cuándo utilizarla
Antes de aprobar un proveedor y durante las revisiones periódicas de la relación.
Flujo de trabajo
Registra el proveedor, el ámbito del servicio y los documentos necesarios. Evalúa el riesgo, revisa la vigencia de las evidencias y asigna acciones para la información que falta.
Resultado
Un registro de proveedores con documentos, evaluaciones y asuntos abiertos. Tu organización decide si continúa.
Formación y confirmaciones
Conecta las necesidades de formación con evidencias de finalización.
Cuándo utilizarla
Cuando un requisito o cambio de procedimiento exige preparar al equipo.
Flujo de trabajo
Define la necesidad, los participantes y el material. Conecta la formación o confirmación con el requisito y conserva evidencias de finalización; acuerda el flujo CrewShift para tu organización.
Resultado
Una necesidad formativa vinculada a su ejecución y a evidencias para revisar la preparación del equipo.
Ejercicios de equipo
Ensaya la respuesta del equipo y registra las lecciones aprendidas.
Cuándo utilizarla
Antes de una emergencia o una revisión de la preparación para responder.
Flujo de trabajo
Define escenario, funciones y decisiones esperadas. Realiza el ejercicio, reúne observaciones y asigna acciones para las brechas identificadas; acuerda la participación de CrewShift en el ámbito de implantación.
Resultado
Un registro del ejercicio y lecciones con responsables de las acciones de seguimiento.
Indicadores
Revisa los resultados y abre los registros que los sustentan.
Cuándo utilizarla
Evalúa el estado de cumplimiento mediante indicadores y tendencias.
Flujo de trabajo
Selecciona un indicador, período y ámbito. Revisa el valor y los datos que lo respaldan y conecta una desviación con una evaluación o acción.
Resultado
Una revisión de resultados que muestra dónde hace falta una decisión o una investigación adicional.
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Revisiones por la dirección
Reúne resultados, decisiones y acciones para el siguiente período.
Cuándo utilizarla
Durante la revisión periódica del sistema de gestión por la dirección.
Flujo de trabajo
Reúne resultados de auditorías, riesgos, acciones e indicadores. Registra decisiones, necesidades de recursos y responsables para el siguiente período.
Resultado
Una revisión con fundamentos de decisión y acciones que pueden comprobarse en la próxima reunión.
Informes
Prepara un informe para un ámbito y un período definidos.
Cuándo utilizarla
Presenta el estado de un área seleccionada a la dirección o a un auditor.
Flujo de trabajo
Define el ámbito y período del informe. Revisa la información de origen, prepara un resumen e identifica datos que faltan o limitaciones de la evaluación.
Resultado
Un informe ligado a un ámbito y fecha concretos que apoya la siguiente decisión.
Descargas
Descarga documentos preparados con un ámbito confirmado.
Cuándo utilizarla
Traslada material preparado fuera de la vista actual de la aplicación.
Flujo de trabajo
Elige un archivo disponible y revisa su ámbito y fecha. Descárgalo y comprueba su integridad y la autorización del destinatario antes de compartirlo.
Resultado
Un archivo para continuar el trabajo o la revisión. El contenido y el formato dependen del tipo de exportación seleccionado.
Borradores para revisión
La IA prepara una sugerencia. Tú decides si la utilizas.
Cuándo utilizarla
Prepara una propuesta de descripción, resumen o estructura de material.
Flujo de trabajo
Solicita un borrador dentro de un ámbito definido. Revisa el contenido, las fuentes y la información que falta y corrige, rechaza o acepta la propuesta.
Resultado
Un borrador revisado por una persona. El texto generado, por sí solo, no demuestra cumplimiento ni trabajo completado.
Calendario
Consulta las próximas revisiones, auditorías y tareas.
Cuándo utilizarla
Planifica revisiones, auditorías y acciones periódicas.
Flujo de trabajo
Revisa los plazos del período seleccionado. Abre el registro relacionado, comprueba su responsable y acuerda cambios de fecha cuando surjan dependencias.
Resultado
Una vista compartida de plazos para planificar el trabajo e identificar conflictos.
Confirmaciones
Comprueba quién ha confirmado la versión correcta del documento.
Cuándo utilizarla
Tras cambiar una instrucción, política o documento que exige confirmación.
Flujo de trabajo
Identifica la versión del documento y las personas afectadas. Reúne confirmaciones y revisa las carencias para planificar seguimiento o formación.
Resultado
Confirmaciones ligadas a la versión correcta. La confirmación no sustituye la evaluación de conocimientos o competencias.
Protección de datos
Organiza información sobre los datos, sus usos y las fechas de conservación.
Cuándo utilizarla
Organiza las finalidades de uso de los datos y las responsabilidades de protección.
Flujo de trabajo
Describe el ámbito de datos, la finalidad, el responsable y los plazos. Conecta la información con documentos y controles y revísala tras cambios de proceso.
Resultado
Registros de gobernanza de datos para revisar conservación, acceso y bases del tratamiento.
Solicitudes de derechos
Sigue una solicitud desde su recepción hasta la respuesta confirmada.
Cuándo utilizarla
Gestiona la solicitud de una persona sobre sus datos personales.
Flujo de trabajo
Registra la solicitud, el ámbito y el plazo. Asigna responsable del caso, reúne información para responder y conserva la decisión y las evidencias de gestión.
Resultado
Un historial de gestión de la solicitud. Una persona autorizada evalúa identidad, derechos aplicables y contenido de la respuesta.
Incidentes
Registra un evento, asigna responsabilidades y sigue la respuesta.
Cuándo utilizarla
Tras un evento que afecta a la seguridad o a la continuidad del negocio.
Flujo de trabajo
Registra el evento, sus efectos y el momento de detección. Asigna responsabilidades, sigue la respuesta, recopila evidencias y registra lecciones y acciones de seguimiento.
Resultado
Un historial del incidente y de la respuesta. Tu organización decide las obligaciones de notificación y presenta las notificaciones.
Consentimientos
Registra el ámbito del consentimiento y cualquier retirada.
Cuándo utilizarla
Cuando un proceso seleccionado se basa en el consentimiento de una persona.
Flujo de trabajo
Registra finalidad, ámbito, texto y momento del consentimiento. Registra la retirada y evalúa sus consecuencias para el tratamiento posterior.
Resultado
Un registro de consentimientos con ámbito y cambios. Tu organización evalúa si el consentimiento es la base jurídica adecuada.
Programas de cumplimiento
Conecta requisitos y acciones en un área seleccionada.
Cuándo utilizarla
Ejecuta una implantación o revisión de un área de cumplimiento definida.
Flujo de trabajo
Define el objetivo del programa, los requisitos y el responsable. Conéctalos con acciones y evidencias y revisa el progreso a intervalos acordados.
Resultado
Un programa con ámbito, responsabilidades y fundamento de evaluación del progreso claros.
Cuestionarios
Reúne las respuestas necesarias para evaluar una organización o un proveedor.
Cuándo utilizarla
Recopila datos para una autoevaluación o evaluación de proveedores.
Flujo de trabajo
Define preguntas y destinatarios y reúne respuestas y material de respaldo. Revisa inconsistencias y convierte carencias en acciones o preguntas adicionales.
Resultado
Un conjunto de respuestas que apoyan la evaluación. Las declaraciones de los cuestionarios necesitan verificación cuando afectan a decisiones.
Decisiones pendientes
Revisa el contenido y las evidencias antes de aprobar un cambio.
Cuándo utilizarla
Antes de aceptar un cambio documental, una acción o el resultado de una evaluación.
Flujo de trabajo
Abre la decisión pendiente. Revisa contenido y evidencias, registra el fundamento y aprueba, rechaza o solicita información adicional.
Resultado
Una decisión con responsable y fundamento que puede reconstruirse en una revisión posterior.
Preparación de evidencias
Comprueba qué falta antes de que el trabajo pueda revisarse.
Cuándo utilizarla
Antes de enviar trabajo para revisión o preparar un paquete de evidencias.
Flujo de trabajo
Revisa el material necesario y su integridad. Identifica carencias, asigna seguimiento y vuelve a evaluar la preparación cuando lleguen los materiales.
Resultado
Una lista de carencias y un fundamento para decidir si el material está listo para revisión. La integridad no demuestra la calidad de las evidencias.
Notificaciones
Abre los asuntos que necesitan atención.
Cuándo utilizarla
Revisa asuntos nuevos y cambios que necesitan atención.
Flujo de trabajo
Consulta las notificaciones y abre el registro de origen. Revisa el plazo y el siguiente paso esperado antes de actuar.
Resultado
Un acceso desde la notificación al contexto de una tarea o decisión. Leer una notificación no completa el trabajo.
Supervisión de IA
Registra usos, personas responsables y resultados de evaluaciones.
Cuándo utilizarla
Introduce o revisa casos de uso de inteligencia artificial.
Flujo de trabajo
Describe el caso de uso, la finalidad y las personas responsables. Registra resultados de evaluación, limitaciones y supervisión humana necesaria y fija una fecha de revisión.
Resultado
Un registro de casos de uso y evaluaciones que apoya decisiones organizativas. Las personas autorizadas conservan la responsabilidad de clasificación jurídica y aceptación.
Tareas de formación
Comprueba el estado de la formación y las evidencias vinculadas.
Cuándo utilizarla
Cuando un hallazgo de auditoría exige una tarea formativa concreta.
Flujo de trabajo
Asigna tarea, persona y plazo. Conéctala con la necesidad formativa y las evidencias de finalización y revisa el resultado antes de cerrarla.
Resultado
El estado de la tarea formativa en el contexto de un requisito o acción, con un fundamento para revisar su finalización.
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