Reveja o trabalho que precisa de atenção no início do dia ou antes de uma reunião de equipa.
Processo
Verifique ações em aberto, prazos e decisões pendentes. Abra o registo correspondente para rever o responsável e o fundamento do estado.
Resultado
Prioridades diárias com acesso aos registos que sustentam cada decisão.
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Requisitos
Reúna os requisitos e decida quais se aplicam à sua organização.
Quando utilizar
Defina as disposições de uma norma, lei ou requisito de cliente aplicáveis à sua organização.
Processo
Adicione requisitos de fontes que possui, defina o seu âmbito e atribua responsabilidades. Ligue os requisitos a controlos e provas.
Resultado
Um catálogo de requisitos com contexto de aplicabilidade. A sua organização fornece as normas licenciadas e aprova a sua interpretação.
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Materiais de origem
Conserve a fonte, a data e o âmbito de cada requisito.
Quando utilizar
Mantenha um requisito ligado ao seu documento de origem atual.
Processo
Registe o material, a versão e a data de revisão. Identifique o excerto que sustenta o requisito e avalie se as alterações da fonte exigem atualização.
Resultado
Um fundamento verificável para cada requisito, com versão e âmbito.
Controlos
Planeie como verificar o cumprimento dos requisitos.
Quando utilizar
Defina como a equipa vai verificar o cumprimento de um requisito.
Processo
Descreva o controlo, atribua um responsável e defina a frequência. Registe um critério de avaliação, o resultado da verificação e as provas de suporte.
Resultado
Um registo do método de controlo e do resultado. A falta de provas permanece visível como trabalho a concluir.
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Provas
Ligue documentos e resultados ao trabalho que sustentam.
Quando utilizar
Dê ao auditor ou à pessoa que revê uma base para avaliar o trabalho concluído.
Processo
Adicione um documento ou resultado, identifique a versão e associe-o a um requisito, controlo ou ação. Reveja o âmbito, a atualidade e a pessoa responsável.
Resultado
Provas no contexto do trabalho que sustentam, com fundamento identificado.
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Riscos
Determine o que pode correr mal e como reduzir o impacto.
Quando utilizar
Antes de uma alteração de processo, seleção de fornecedor ou revisão de segurança.
Processo
Registe o evento e as suas consequências. Avalie probabilidade e impacto segundo o método escolhido, atribua um responsável e um plano de tratamento e defina a revisão seguinte.
Resultado
Um registo de riscos com justificação da avaliação, ações e responsabilidades. Uma pessoa autorizada decide se aceita o risco.
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Auditorias
Planeie a revisão e mantenha as constatações reunidas.
Quando utilizar
Prepare uma auditoria interna, auditoria de cliente ou revisão de um processo selecionado.
Processo
Defina âmbito, critérios e participantes. Reúna provas, registe constatações e atribua ações para os desvios identificados.
Resultado
Uma revisão documentada e constatações com responsáveis pelas ações e prazos.
Ações corretivas
Trate a causa e verifique se a ação funcionou.
Quando utilizar
Após uma não conformidade, reclamação ou problema recorrente.
Processo
Registe o problema e contenha os efeitos. Verifique a causa e acorde a ação, o responsável e o prazo. Anexe provas da execução e avalie depois a eficácia segundo um critério acordado.
Resultado
Um percurso da constatação ao encerramento, observação adicional ou nova análise. A conclusão e a eficácia são avaliadas separadamente.
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Documentos
Use a versão certa e conserve as decisões que fundamentam as alterações.
Quando utilizar
Quando várias pessoas trabalham num procedimento, instrução ou documento de auditoria.
Processo
Adicione o documento e descreva o âmbito e a versão. Submeta alterações para revisão e conserve a decisão para a equipa saber qual o conteúdo a utilizar.
Resultado
Um documento com versão e contexto das alterações que pode ser ligado a requisitos ou provas.
Equipa e responsabilidades
Atribua responsabilidades a pessoas e áreas de trabalho.
Quando utilizar
Clarifique responsabilidades entre equipas e responsáveis pelos processos.
Processo
Descreva a organização e as atribuições das pessoas. Ligue o trabalho à equipa correspondente e reveja as atribuições após alterações organizacionais.
Resultado
Uma estrutura clara de responsabilidades que ajuda a encaminhar o trabalho para a pessoa certa.
Fornecedores
Reveja os fornecedores, os seus documentos e as ações em aberto.
Quando utilizar
Antes da aprovação de um fornecedor e durante revisões periódicas da relação.
Processo
Registe o fornecedor, o âmbito do serviço e os documentos exigidos. Avalie o risco, reveja a atualidade das provas e atribua ações para obter informação em falta.
Resultado
Um registo de fornecedores com documentos, avaliações e assuntos em aberto. A sua organização decide se avança.
Formação e confirmações
Ligue as necessidades de formação às provas de conclusão.
Quando utilizar
Quando uma alteração de requisito ou procedimento exige preparar a equipa.
Processo
Defina a necessidade, os participantes e os materiais. Ligue a formação ou confirmação ao requisito e conserve as provas de conclusão; acorde o processo CrewShift para a sua organização.
Resultado
Uma necessidade de formação ligada à execução e às provas para rever a preparação da equipa.
Exercícios de equipa
Ensaie a resposta da equipa e registe as lições aprendidas.
Quando utilizar
Antes de uma emergência ou de uma revisão da preparação para resposta.
Processo
Defina um cenário, funções e decisões esperadas. Realize o exercício, reúna observações e atribua ações para as lacunas identificadas; acorde a participação do CrewShift no âmbito da implementação.
Resultado
Um registo do exercício e lições aprendidas com responsáveis pelas ações de seguimento.
Indicadores
Reveja resultados e abra os registos que os sustentam.
Quando utilizar
Avalie o estado da conformidade através de indicadores e tendências.
Processo
Selecione um indicador, período e âmbito. Reveja o valor e os dados que o sustentam e associe depois um desvio a uma avaliação ou ação.
Resultado
Uma revisão dos resultados que mostra onde é necessária uma decisão ou investigação adicional.
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Revisões pela gestão
Reúna resultados, decisões e ações para o período seguinte.
Quando utilizar
Durante a revisão periódica do sistema de gestão pela direção.
Processo
Reúna resultados de auditorias, riscos, ações e indicadores. Registe decisões, necessidades de recursos e responsáveis para o período seguinte.
Resultado
Uma revisão com fundamentação das decisões e ações que podem ser verificadas na reunião seguinte.
Relatórios
Prepare um relatório para um âmbito e período definidos.
Quando utilizar
Apresente o estado de uma área selecionada à direção ou a um auditor.
Processo
Defina o âmbito e o período do relatório. Reveja a informação de origem, prepare uma síntese e identifique dados em falta ou limitações da avaliação.
Resultado
Um relatório ligado a um âmbito e data específicos, que apoia a decisão seguinte.
Transferências
Descarregue documentos preparados com âmbito confirmado.
Quando utilizar
Transfira materiais preparados para fora da vista atual da aplicação.
Processo
Escolha um ficheiro disponível e reveja o âmbito e a data. Descarregue-o e verifique a completude e a autorização do destinatário antes de partilhar.
Resultado
Um ficheiro para trabalho ou revisão posteriores. O conteúdo e o formato dependem do tipo de exportação selecionado.
Rascunhos para revisão
A IA prepara uma sugestão. Decide se a utiliza.
Quando utilizar
Prepare uma proposta de descrição, síntese ou estrutura para um material.
Processo
Peça um rascunho com âmbito definido. Reveja o conteúdo, as fontes e a informação em falta, e depois corrija, rejeite ou aceite a proposta.
Resultado
Um rascunho revisto por uma pessoa. O texto gerado, por si só, não prova conformidade nem trabalho concluído.
Calendário
Veja revisões, auditorias e tarefas próximas.
Quando utilizar
Planeie revisões periódicas, auditorias e ações.
Processo
Reveja os prazos do período selecionado. Abra o registo associado, verifique o responsável e acorde alterações de datas quando surgirem dependências.
Resultado
Uma vista partilhada dos prazos para planear trabalho e identificar conflitos.
Confirmações
Verifique quem confirmou a leitura da versão correta do documento.
Quando utilizar
Após alterar uma instrução, política ou documento que exige confirmação de leitura.
Processo
Identifique a versão do documento e as pessoas abrangidas. Reúna confirmações e reveja lacunas para planear seguimento ou formação.
Resultado
Confirmações ligadas à versão correta. A confirmação de leitura não substitui a avaliação de conhecimentos ou competências.
Proteção de dados
Organize informação sobre os dados, as utilizações e as datas de conservação.
Quando utilizar
Organize as finalidades da utilização dos dados e as responsabilidades pela proteção.
Processo
Descreva o âmbito dos dados, a finalidade, o responsável e os prazos. Ligue a informação a documentos e controlos e reveja-a após alterações dos processos.
Resultado
Registos de governação dos dados para rever conservação, acesso e fundamentos do tratamento.
Pedidos de exercício de direitos
Acompanhe um pedido desde a receção até à resposta confirmada.
Quando utilizar
Trate um pedido de uma pessoa sobre os seus dados pessoais.
Processo
Registe o pedido, o âmbito e o prazo. Atribua um responsável pelo processo, reúna informação para a resposta e conserve a decisão e as provas do tratamento do pedido.
Resultado
Um histórico de tratamento do pedido. Uma pessoa autorizada avalia a identidade, os direitos aplicáveis e o conteúdo da resposta.
Incidentes
Registe um evento, atribua responsabilidades e acompanhe a resposta.
Quando utilizar
Após um evento que afeta a segurança ou a continuidade do negócio.
Processo
Registe o evento, os efeitos e a hora da deteção. Atribua responsabilidades, acompanhe a resposta, recolha provas e registe lições aprendidas e ações de seguimento.
Resultado
Um histórico do incidente e da resposta. A sua organização decide sobre as obrigações de notificação e apresenta as notificações.
Consentimentos
Registe o âmbito do consentimento e qualquer retirada.
Quando utilizar
Quando um processo selecionado se baseia no consentimento de uma pessoa.
Processo
Registe finalidade, âmbito, redação e momento do consentimento. Registe a retirada e avalie as consequências para o tratamento posterior.
Resultado
Um registo de consentimentos com âmbito e alterações. A sua organização avalia se o consentimento é a base jurídica adequada.
Programas de conformidade
Ligue requisitos e ações numa área selecionada.
Quando utilizar
Realize a implementação ou revisão de uma área de conformidade definida.
Processo
Defina o objetivo do programa, os requisitos e o responsável. Ligue-os a ações e provas e reveja o progresso nos intervalos acordados.
Resultado
Um programa com âmbito e responsabilidades claros e uma base para avaliar o progresso.
Questionários
Recolha as respostas necessárias à avaliação de uma organização ou fornecedor.
Quando utilizar
Reúna dados para autoavaliação ou avaliação de um fornecedor.
Processo
Defina perguntas e destinatários e recolha depois respostas e materiais de suporte. Reveja incoerências e transforme lacunas em ações ou perguntas de seguimento.
Resultado
Um conjunto de respostas que apoia a avaliação. As declarações num questionário precisam de verificação quando afetam decisões.
Decisões pendentes
Reveja o conteúdo e as provas antes de aprovar uma alteração.
Quando utilizar
Antes de aceitar a alteração de um documento, uma ação ou um resultado de avaliação.
Processo
Abra a decisão pendente. Reveja conteúdo e provas, registe a justificação e aprove, rejeite ou peça informação adicional.
Resultado
Uma decisão com responsável e justificação que pode ser reconstruída numa revisão posterior.
Preparação das provas
Verifique o que falta antes de poder rever o trabalho.
Quando utilizar
Antes de submeter trabalho para revisão ou preparar um pacote de provas.
Processo
Reveja os materiais exigidos e a completude. Identifique lacunas, atribua seguimento e reavalie a preparação quando os materiais chegarem.
Resultado
Uma lista de lacunas e uma base para decidir se os materiais estão prontos para revisão. A completude não determina a qualidade das provas.
Notificações
Abra os assuntos que precisam de atenção.
Quando utilizar
Reveja novos assuntos e alterações que exigem atenção.
Processo
Verifique as notificações e abra o registo de origem. Reveja o prazo e a próxima etapa esperada antes de atuar.
Resultado
Um percurso da notificação ao contexto da tarefa ou decisão. Ler uma notificação não conclui o trabalho.
Supervisão da IA
Registe utilizações, responsáveis e resultados de avaliação.
Quando utilizar
Introduza ou reveja casos de utilização de inteligência artificial.
Processo
Descreva o caso de utilização, a finalidade e as pessoas responsáveis. Registe os resultados da avaliação, as limitações e a supervisão humana exigida e defina uma data de revisão.
Resultado
Um registo de casos de utilização e avaliações que apoia decisões da organização. As pessoas autorizadas mantêm a responsabilidade pela classificação jurídica e pela aceitação.
Tarefas de formação
Verifique o estado da formação e as provas associadas.
Quando utilizar
Quando uma constatação de auditoria exige uma tarefa de formação específica.
Processo
Atribua a tarefa, a pessoa e o prazo. Ligue-a à necessidade de formação e às provas de conclusão e reveja o resultado antes de encerrar.
Resultado
Estado da tarefa de formação no contexto de um requisito ou ação, com fundamento para rever a conclusão.
Há algum assunto que a sua equipa tem dificuldade em encerrar?
Descreva-o no formulário. Vamos identificar quem executa o trabalho, onde regista o resultado e o que impede a decisão. Depois mostramos um exemplo relevante do Pulsar. Mantenha consigo os documentos confidenciais.
